Procedure conflicterende situaties

Procedure voor (mogelijk) conflicterende situaties

 

Binnen onze groep voeren wij zowel de functie van bemiddelaar als gevolmachtigd agent uit. Onze bedrijfsvoering is zodanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten van elkaar zijn gescheiden. Onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten zijn in verschillende rechtspersonen ondergebracht, met een afzonderlijke jaarrekening.

Hoewel de bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden duidelijk zijn gescheiden is er geen sprake van een zuivere taakscheiding tussen onze bemiddelings- en volmachtactiviteiten, dit zou het door ons beoogde efficiencyvoordeel schaden. De bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden zijn beschreven in ons elektronisch Kennisportal.

Ondanks de door ons getroffen maatregelen kan het voorkomen dat er een conflicterende situatie ontstaat tussen onze functie als gevolmachtigde en onze functie als bemiddelaar. Wij hebben hiervoor het navolgende beleid geformuleerd:

  • wij hebben een scheiding aangebracht tussen de dagelijkse leiding van onze bemiddelingsactiviteiten en onze volmachtactiviteiten;
  • de feitelijk leider van het Centraal Volmachtbedrijf BV (CVB) is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid;
  • indien de in ons elektronisch Kennisportal genoemde procedures, werkinstructies en overige documenten geen duidelijkheid geven over hoe in een bepaalde situatie (met betrekking tot de verleende volmachten) gehandeld dient te worden, beslist de feitelijk leider van het Centraal Volmachtbedrijf BV (CVB);
  • beslissingen om af te wijken van de in het elektronisch Kennisportal genoemde procedures, instructies en overige documenten worden genomen:
  1. binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het Centraal Volmachtbedrijf BV (CVB);
  2. in afwijking van de bevoegdheden van de verleende volmachten met (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van het Centraal Volmachtbedrijf BV (CVB) en van de volmachtgever.
  • de beslissing c.q. toestemming van de feitelijk leider van het Centraal Volmachtbedrijf BV (CVB) en indien nodig de toestemming van de volmachtgever wordt vastgelegd en gearchiveerd.